Prijavite se v dveh korakih in vsako četrtletje boste po e-pošti prejeli brezplačne Iteo Relacije

IT POSLOVNI MODELI Letnik 12, številka 1, julij 2006 Tadej Drmaž

Elektronsko poslovanje – prihranek časa in denarja

Podjetja, ki uvajajo e-poslovanje, znajo pravočasno sprejemati izzive sodobnega poslovnega sveta in mu prilagajati svoje poslovanje. Veljavna zakonodaja in sodobna informacijska tehnologija elektronskega podpisovanja omogočata podjetjem prehod s klasičnega papirnega načina poslovanja na elektronsko poslovanje. Zadnja ovira za prehod na popolnoma elektronsko poslovanje je bila zakonska ureditev področja arhiviranja elektronskih dokumentov.

Na začetku marca letos je bil sprejet zakon o varstvu dokumentarnega gradiva in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA). Že pred sprejetjem zakona so se pri elektronskem poslovanju uporabljali elektronske podpise, časovne žige, prejem digitalno podpisanih obrazcev pa omogočajo tudi državne ustanove (npr. DURS). Ko je bil sprejet ZVDAGA, so postali pravno veljavni tudi elektronsko arhivirani dokumenti, kar podjetjem omogoča uvedbo elektronskega poslovanja, vključno s knjigo prejete pošte in vse do elektronskih arhivov.

Razvoj elektronskega poslovanja

Uvedba elektronskega poslovanja prinaša v primerjavi s klasičnim papirnim poslovanjem številne prednosti:

• za finančnike je glavna prednost prihranek denarja, saj elektronskih dokumentov ni treba tiskati, pošiljati na pošto in jih več let hraniti v obsežnih mapah;

• za uporabnike je odločilna prednost prihranek časa, saj se za iskanje in obdelavo elektronskih dokumentov porabi bistveno manj časa kot za iskanje in obdelavo papirnih dokumentov.

Ker vedno več finančnih ustanov ponuja možnost spletnega opravljanja storitev, lahko v primeru uporabe elektronskega poslovanja večino storitev opravimo z uporabo internetne povezave kar iz svoje pisarne. Tako se nam ni več treba voziti v mestna središča, iskati prostih parkirnih mest in stati v vrstah pred okenci uradnikov.

Načela elektronskega poslovanja

Sistemi za varno elektronsko poslovanje morajo izpolnjevati načela:

• načelo varnosti – zagotovljena mora biti nedvoumna identifikacija uporabnika in nezmožnost zanikanja transakcije, kar omogoča tehnologija digitalnih potrdil;

• načelo zaupnosti – zagotovljen mora biti varen prenos podatkov med osebnim računalnikom uporabnika in strežnikom, kar zagotavlja prenos podatkov SSL;

• načelo dostopnosti (24/365) – elektronske storitve morajo biti dostopne 24 ur dnevno vseh 365 dni v letu.

Uporaba naprednega elektronskega podpisa (XAdES) omogoča, da z uporabo neodvisnih aplikacij (verifier) iz podpisanega elektronskega dokumenta razberemo, kdo in kdaj je dokument podpisal, ter nedvoumno ugotovimo, da dokument po podpisu ni bil spremenjen.

Trendi elektronskega poslovanja

Na podlagi preteklega razvoja elektronskega poslovanja na področju storitev elektronskega bančništva se bo trend povečevanja obsega elektronskega poslovanja širil na vsa področja poslovanja podjetij. Podjetja bodo namesto tiskanja, pošiljanja in arhiviranja klasičnih papirnih dokumentov prešla na uporabo digitalno podpisanih elektronskih dokumentov. Prvi korak k prehodu na elektronsko poslovanje je digitalno podpisan elektronski dokument, vendar pa to še ni dovolj, saj je ključni dejavnik pri tem varnost izmenjave elektronskih dokumentov. Da se izognemo morebitnim sporom, je koristno, da nam prejemnik za vsak prejet dokument pošlje podpisano povratnico. Za elektronsko poslovanje so potrebni tudi sistemi za izmenjavo digitalno podpisanih elektronskih dokumentov med poslovnimi partnerji. Ustanove, ki imajo veliko poslovnih partnerjev, storitve svojih obstoječih spletnih portalov nadgrajujejo z možnostjo digitalnega podpisa. Na tak način bodo postopoma vsi dokumenti, izpolnjeni na spletnih portalih, pridobili pravno veljavo.

Ko je obdelava posameznih elektronskih dokumentov končana, jih je treba opremiti z arhivskimi podatki in jih ustrezno dolgoročno shraniti. Za podjetja je smiselno, da v elektronske arhive z optičnim zajemom shranijo tudi vse papirne dokumente, s čimer bodo zagotovili enotno bazo, ki bo omogočala enostaven in hiter vpogled v celotno preteklo poslovanje podjetja. Dokumentni sistemi bodo v prihodnosti postali tudi elektronski arhivi, vsak od uporabnikov v podjetju bo imel dostop do dokumentov skladno z zahtevami in pravicami svojega delovnega mesta.

Elektronsko poslovanje omogoča v primerjavi z dosedanjim načinom poslovanja boljšo organizacijo delovnega procesa in boljši izkoristek delovnega časa zaposlenih. Prehod na elektronsko poslovanje v podjetjih pomeni možnost za novo definicijo delovnih procesov, zato uvedba elektronskega poslovanja ni projekt oddelka informatike, ampak celotnega podjetja, vključno z vodstvom podjetja.